1. Jak zmienić nazwę folderu lub grupy?
Tytułem wstępu – w całej aplikacji jest dostępne menu kontekstowe. Jest ono dostępne na listach bocznych (lista folderów, lista grup kontaktów, lista kalendarzy itd.) oraz na listach elementów (lista wiadomości pocztowych, lista kontaktów, wydarzenia w kalendarzu itd.).
Aby zmienić nazwę folderu – lub innego elementu dostępnego na liście bocznej – należy kliknąć w wybrany element prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję „Zmień nazwę”.
2. Jak współdzielić informacje?
Aby współdzielić wybrane informacje potrzebne są dwie osoby:
- osoba udostępniająca – czyli osoba, która udostępnia innym użytkownikom wybrane informacje
- osoba podłączająca – czyli osoba, która chce mieć dostęp do wcześniej udostępnionych danych
Zasada współdzielenia informacji działa identycznie w każdym z modułów aplikacji – stąd można ją przedstawić na przykładzie poczty pamiętając, że zasada działania jest taka sama w pozostałych modułach.
Prześledźmy udostępnienie wiadomości pocztowych na przykładzie – Jacek chce udostępnić Wiktorowi swoją skrzynkę wiadomości wysłanych, aby Wiktor mógł być na bieżąco, jakie informacje są wysyłane do klientów ich firmy.
1. Jacek udostępnia swój folder zawierający wiadomości wysłane – w tym celu najeżdża na niego kursorem, wciska prawy klawisz myszy i wybiera opcję „Udostępnij”.
2. Pojawia się okno z listą grup użytkowników, którym możemy udostępnić informacje. Mogą one zostać udostępnione tylko do odczytu lub zarówno do zapisu jak i odczytu. Jacek zaznacza odpowiednią grupę (Wiktor należy do grupy Marketing) i wybiera przycisk „OK”.
3. Po zatwierdzeniu współdzielenia, folder pocztowy będzie oznaczony jako współdzielony.
4. Folder jest gotowy do podłączenia. W tym celu Wiktor – po zalogowaniu się na swoje konto – podłącza go w swoim module pocztowym, korzystając z przycisku „Podłącz współdzielony folder”.
5. Pojawia się okno z listą grup (lewa strona), których elementy możemy podłączyć do współdzielenia. Po wybraniu grupy z której informacje chcemy podłączyć, po prawej stronie pojawi się lista osób należących do tej grupy i udostępniających informacje. Po wybraniu osoby pod listą grup i użytkowników pojawią się nazwy zasobów, które zostały udostępnione. Zaznaczamy interesujące nas zasoby i wybieramy przycisk „Zapisz”.
6. Wybrane zasoby Wiktora są teraz widoczne dla Jacka (w trybie tylko-do-odczytu, zgodnie z prawami, które przyznał dla tego zasobu Wiktor)
Na tej samej zasadzie można udostępniać kontakty, kalendarze, grupy zadań, grupy sprzedażowe oraz raporty.
3. Jak działają uprawnienia w grupach?
ystem udostępniania bazuje na kilku prostych regułach:
- Udostępnianym zasobem jest zawsze kontener (grupa zadań, folder poczty, kalendarz itp.), a nie pojedyncza dana (kontakt, zadanie, wydarzenie, wiadomość itp.)
- Zasób można udostępnić do odczytu lub do odczytu i zapisu. Jeśli użytkownik ma prawo do zapisu, ma również prawo do odczytu zasobu.
- Zasób można udostępnić pojedynczemu użytkownikowi oraz grupie użytkowników.
- Zasób można udostępnić wielokrotnie wielu grupom i/lub użytkownikom zarówno z uprawnieniami do odczytu jak i zapisu.
- Użytkownicy należą do grup, użytkownik może należeć do wielu grup jednocześnie.
- Grupy użytkowników tworzą hierarchię. Udostępnienie zasobu grupie nadrzędnej powoduje skopiowanie takich samych uprawnień do grup podrzędnych.
- Uprawnienia sumują się.
- Administratorzy mają uprawnienia do odczytu do wszystkich zasobów.
Na poniższej ilustracji zaprezentowany został przykładowy schemat organizacyjny firmy:
W tabelce zebrano przykładowe schematy udostępniania wraz ze wskazaniem użytkowników, którzy zyskują uprawnienia do udostępnianego zasobu:
6. Jak mogę zmienić swoje hasło oraz avatar?
Użytkownik może zmienić swoje hasło oraz avatar wchodząc w Ustawienia. Następnie należy wybrać zakładkę Preferencje. W kolejnym oknie można już zmienić avatar (obrazek) oraz hasło.
7. Czy mogę samodzielnie zdefiniować ustawienia stopki e-mail oraz opis nadawcy?
Oczywiście. Stopkę e-mail oraz opis nadawcy można zdefiniować w okienku edycji swojego konta. W tym celu wystarczy wejść w zakładkę Ustawienia, a następnie Moje konto. W nowym okienku wyświetli się lista dostępnych kont, które użytkownik może edytować.
8. Jak skonfigurować automator przenoszący wiadomości przychodzące na jedno z kont?
W celu skonfigurowania automatora należy wejść w Ustawienia i wybrać zakładkę „Automatory”. W okienku, które następnie się wyświetli należy zdefiniować źródło wiadomości (np. ze Skrzynki odbiorczej, nadawczej, itd.) i kliknąć przycisk „Dodaj” znajdujący się obok. W kolejnym okienku użytkownik może już zdefiniować szczegółowe ustawienia automatora. Aby skonfigurować przenoszenie wiadomości na jedno z kont należy postępować tak jak na poniższym obrazku.
W ramach automatora użytkownik może np. podczas swojej nieobecności w pracy skonfigurować autoresponder (automatyczną odpowiedź). W tym celu należy zamiast opcji „Przenieś wiadomość” wybrać „Odpowiedz” i w okienku, które pojawi się obok wpisać tekst, który ma być automatycznie wysyłany.
9. Jak dodać pracownika do firmy?
Aby dodać pracownika do firmy należy wejść w Ustawienia, a następnie kliknąć zakładkę Użytkownicy. Po kliknięciu przycisku „Dodaj użytkownika” pojawi się kolejne okno, w którym należy zdefiniować szczegóły naszego pracownika: jego login, dane osobowe, hasło, prawa jakie będzie posiadał w systemie oraz podłączone skrzynki pocztowe, do których pracownik ma mieć dostęp.
