POCZTA

1. Jak dodać konto pocztowe?

Administrator może dodawać nowe konta pocztowe i przypisać je poszczególnym użytkownikom. W tym celu:

a) Wybierz menu „Ustawienia” w prawym górnym rogu ekran

b) Wybierz menu „Konta pocztowe”

c) Wybierz przycisk „Dodaj nowe konto”

d) Uzupełnij pola, podając informacje ogólne oraz dane serwera poczty przychodzącej oraz dane serwera poczty wychodzącej. Są to te same informacje, które musisz podać podczas konfiguracji popularnych programów pocztowych takich jak Outlook Express czy TheBat!

Na początek należy podać swoją nazwę konta oraz określić adres e-mail, który będzie używany w programie Funnela.

W ustawieniach Konta przychodzącego użytkownik musi określić jakiego protokołu pocztowego będzie używał (IMAP4 lub POP3). Należy również podać adres serwera pocztowego. Opcjonalnie można również wybrać stosowanie protokołu SSL. W dalszej części należy wybrać odpowiedni port (lub wybrać domyślny), podać nazwę użytkownika konta e-mail oraz hasło. Można również ustawić z jaką częstotliwością program będzie pobierał pocztę.

Konfiguracja poczty wychodzącej przebiega w ten sam sposób co konfiguracja poczty przychodzącej.

Jeśli nie wiesz co wpisać, skontaktuj się ze swoim administratorem lub z dostawcą usług pocztowych. Możesz też skontaktować się z nami – spróbujemy Ci pomóc. W polu Ustawienia Zaawansowane możesz również włączyć usługę „Nocne oszczędzanie transferu”.

e) Wybierz użytkowników którzy mają korzystać z tego konta oraz określ ich prawa (tylko odbiór poczty, tylko wysyłka poczty lub obydwa te prawa).

f) Wybierzprzycisk„Zapisz”

g) Zamknij okno ustawień ( „X” w prawym górnym rogu okna)

2. Jak spersonalizować konto pocztowe?

Każdy z użytkowników może spersonalizować swoje konta pocztowe. W tym celu:

a) Wybierz menu „Ustawienia” w prawym górnym rogu ekranu

b) Wybierz menu „Moje konta”

c) Wybierz odpowiednie konto wybierając link „Edytuj”

d) Uzupełnij opis nadawcy – to opis który wyświetli się odbiorcom Twoich maili w polu „Od” lub „Nadawca”

e) Zalecamy pozostawić pola „Adres nadawcy” bez zmian

f) Uzupełnijswójpodpis–będziesiępojawiałpodtreściąwysłanychprzez Ciebie wiadomości pocztowych

g) Wybierz przycisk „Zapisz”

h) Zamknij okno ustawień ( „X” w prawym górnym rogu okna)

3. Czy muszę zrezygnować ze swoich dotychczasowych adresów pocztowych?

Nie. Do Funneli można podłączyć dowolną, istniejącą skrzynkę pocztową. Nie ma wobec tego konieczności modyfikacji ustawień pocztowych po stronie providera usługi pocztowej czy też konieczności tworzenia nowych kont pocztowych.

4. Czy moje adresy pocztowe pozostaną takie same?

Tak. Przykładowo, jeśli dotychczas korzystano z adres [email protected], będzie nadal można z niego korzystać bez żadnych dodatkowych modyfikacji. Aby używać swoich dotychczasowych skrzynek pocztowych, należy je podłączyć do systemu.

5. Czy moja poczta pozostanie na moim serwerze pocztowym?

Tak. Funnela nie usuwa wiadomości z podłączonych kont pocztowych.

6. Jakie są dostępne protokoły komunikacji dla poczty?

Odbieranie poczty może następować przy użyciu protokołów POP3 lub IMAP4, do wysyłania poczty jest używany standardowy protokół SMTP. Są to klasyczne protokoły używane przez popularne programy pocztowe (m.in. Outlook Express, Thunderbird, The Bat!, KMail).

7. Czy użytkownik może podłączyć dowolną liczbę kont?

8. Jak wysłać masową korespondencję?

Funnela pozwala masowo rozsyłać wiadomości pocztowe bezpośrednio do wielu użytkowników. Aby wysłać masową korespondencję, należy wykonać poniższe kroki:

1. Upewnić się, że jest stworzona grupę kontaktów, do której chcemy wysłać korespondencję. Jeśli nie masz jeszcze żadnych kontaktów w systemie, zaimportuj je do Funneli.

2. Przejść do widoku poczty, stworzyć nową wiadomość pocztową i przejść do trybu korespondencji masowej („Pokaż więcej pól” -> „Tryb wysyłki mailingowej””).

3. Wybrać z książki adresowej („Pokaż książkę adresową”) grupę, do której chcemy wysłać korespondencję masową, przenosząc ją do pola „Odbiorcy mailingu”.

4. Uzupełnić temat oraz treść korespondencji i wybrać przycisk „Wyślij” – korespondencja zostanie wysłana do wszystkich kontaktów z wybranej grupy.

9. Dlaczego masowa korespondencja wysyła się tak długo?

Wysyłka masowej korespondencji celowo jest dość mocno spowolniona – z systemu wychodzi ok. 1 wiadomość pocztowa na 70 sekund. W trakcie wysyłania można się wylogować – nie wpłynie to na kolejkę mailingu. Wysyłanie mailingu również nie wpływa na wysyłanie standardowych maili – działają tu dwa inne mechanizmy.

Wysłanie kilku mailingów jednocześnie może spowolnić całą operację, ponieważ nadal limitem jest 1 wiadomość pocztowa (z losowo wybranego mailingu) na 70 sekund.

10. Dlaczego nie ma możliwości ręcznego pobrania poczty przyciskiem „Sprawdź pocztę”?

Teoretycznie istniałaby możliwość dodania do Funneli przycisku „Sprawdź pocztę”, jednak wciąż ten mechanizm nie działałby asynchronicznie, a jedynie mógłby poinstruować system obsługi poczty, iż w najbliższym 10-sekundowym cyklu ma obsłużyć daną skrzynkę (skrzynki).

Ponieważ skrzynka może być odpytywana nawet co 30 sekund, to przy założeniu, że czas sprawdzenia i pobrania poczty wynosi <10 sekund daje średnią oszczędność 10 sekund. Z analizy logów wiemy, że często zdarza się, iż serwery pocztowe spowalniają cały proces. Często po 30 sekundach serwer nie może być odpytany kolejny raz, ponieważ poprzednie sprawdzanie/pobieranie jeszcze się nie zakończyło.

Systemy on-line przeważnie mają jedynie przycisk odświeżania widoku w przeglądarce (np. Gmail). W Funneli odświeżanie odbywa się w momencie kliknięcia w dowolny folder np. „Skrzynka odbiorcza”.

11. Jak dodać stopkę graficzną do wiadomości?

Istnieją trzy sposoby wstawienia grafiki do stopki. Każdy z tych sposobów, wymaga włączenia domyślnego wysyłania maili w HTML (menu „Ustawienia” -> „Preferencje”).

1. Sposób najlepszy – wstawienie znaczników HTML z obrazkiem znajdującym się na zewnętrznym serwerze, do stopki stopki wiadomości, np: <img src=”http://www.dowolnyadres.pl/nazwa_zdjecia.jpg” />

2. Nieco bardziej elastyczny sposób, ale wymagający dodatkowego kliknięcia – szablony – analogicznie jak w pkt. 1 – obrazek umieszcamy na zewnętrznym serwerze, ale kod HTML nie znajduje się w stopce (ta jest pusta), lecz w szablonie maila. Więcej o szablonach można przeczytać w artykule http://funnela.pl/blog/487/nowa-funkcjonalnosc-szablony-e-mail/. Niestety, wymaga każdorazowego wybrania szablonu.

3. Szablon z obrazkiem jako załącznik – załączamy obrazek do szablonu i wstawiamy go do treści. Rozwiązania nie polecane, gdyż wymaga każdorazowego wysłania obrazka. Generuje to niepotrzebny transfer na wszystkich zaangażowanych serwerach (serwerach Funneli, SMTP nadawcy, POP3/IMAP odbiorcy ).

12. Jak odczytać identyfikator wiadomości?

Podczas rozwiązaywania problemów z pocztą często wymagamy podania identyfikatora wiadomości, której problem dotyczy. Aby odczytać identyfikator wiadomości:

1. Wyświetl szczegóły wiadomości klikając kwadratowy przycisk w prawej części nagłówka wiadomości

2. Wyświetl nagłówki wiadomości

3. Odczytaj identyfikaytor w polu Message-ID

13. Jak zablokować otrzymywanie niechcianych wiadomości (SPAM)?

Algorytm rozpoznąjący spam w Funneli jest algorytmem uczącym się. Im więcej jest wiadomości zaklasyfikowanych jako spam o podobnej treści, tym większe prawdopodobieństwo, że kolejne zostaną automatycznie zaklasyfikowane jako spam. Warunkiem koniecznym jest ręczne zaklasyfikowanie pewnej liczby e-maili. Dodatkowo można zmienić czułość algorytmu w Prerefencjach w Ustawieniach.

Biała lista adresów jest realizowana przez książkę adresową: jeśli e-mail jest w książce adresowej odbiorcy, wtedy wiadomość nie zostanie uznana za spam.

Czarną listę można zrealizować za pomocą automatora. Jako warunki w automatorze należy podać listę adresów e-mail bądź ich fragmentów. Warunki powinny być połączone warunkiem „dowolne”. Jako zadanie do wykonania dla automatora należy wybrać przeniesienie wiadomości do folderu spamu.

14. Jak stworzyć szablon?

W celu utworzenia szablonu należy wejść do modułu Poczta, a następnie kliknąć ikonkę Szablony i wybrać „Utwórz nowy szablon z bieżącej wiadomości”. Tekst, który został użyty w wiadomości zostanie zapisany jako szablon.

15. Jak odpisać na otrzymaną wiadomość przy użyciu wcześniej zdefiniowanego szablonu?

W tym celu należy postępować identycznie jak w przypadku tworzenia szablonu. Należy otworzyć wiadomość, a następnie wybrać opcję „Odpowiedz”. Z listy „Szablony” wyszukujemy wcześniej zdefiniowany szablon. Po kliknięciu zostaniu automatycznie wstawiony do wiadomości, na którą odpowiadamy.